Teletrabajo para tu empresa | Implementa ya el teletrabajo‎

¿COMO EMPEZAR CON EL TELETRABAJO? GUIA RÁPIDA

Cuando se empieza con el teletrabajo, que abarca muchos aspectos, pienso que las empresas de marketing  y en general las empresas que hemos trabajado en remoto.. tenemos mucho camino realizado. Así que vamos a mostraros el camino

By Teresa Juanals

 

Bienvenid@s a nuestra plataforma para la digitalización y el teletrabajo de pymes y autónomos. Como empresa dedicada al marqueting on-line y a la asistencia en teletrabajo estamos muy orgullosos de poder poner a vuestro servicio nuestra experiencia. Queremos acompañarte en este importante proceso para que tu empresa destaque en estos momentos de cambio y nuevas oportunidades.

 

¿Sabes que el teletrabajo puede abarcar hasta el 90 % de los procesos en una empresa de servicios? El proceso será diferente según sea una empresa completamente digital, una start-up o una empresa con un proceso productivo de materiales o de servicios.

 

Como bien sabes es un proceso progresivo que implica adaptaciones y cambios en varias áreas. Necesita su tiempo pero sobre todo implicación. Así que hay que ir avanzando paso a paso implementando herramientas y protocolos hasta llegar al proceso de ventas.

 

En este momento de cambios tan severos de la economía y las organizaciones, ya no es una opción sino una responsabilidad. Si algo ha demostrado esta nueva crisis es la fragilidad de las empresas que aún teniendo un buen sistema de gestión y de comercialización no habían previsto la digitalización de su negocio y el teletrabajo.

 A cambio de este esfuerzo las ventajas para las pymes son innumerables: Permite gestionar mejor las producciones, optimizar recursos, aumentar los márgenes comerciales, aumentar el área de influencia de tu negocio, Conciliar la vida laboral y la familiar, permite contratar personal muy cualificado lejos del centro de trabajo y crear un entorno de trabajo má flexible, creativo, productivo y sostenible.

El artículo que hemos creado, se inspira en la webinar que Wilco de Kreij publicó este mismo 23 de marzo del 2020 para todo Europa desde Facebook live.  Kreij  es una autoridad en el mundo de los pluggins (funcionalidades) de wordpress y trabaja en remoto con un equipo de más de 30 personas desde varios puntos de Europa.

Nosotros, Holos Comunicación, diseñamos y ejecutamos proyectos con colaboradores y con otras agencias situadas a gran distancia por lo que hemos comprobado todos los procedimientos que os vamos a describir a continuación.

No se puede implementar un proceso de teletrabajo al 100% de la noche a la mañana. Así que hay que ir avanzando e implementando, ver lo que funciona y lo que no e ir avanzando hasta llegar al máximo.

Hemos querido estructurar este POST EN 3 PARTES.

  1. Actitudes y como focalizar  el equipo para FUNCIONAR EN MODO Teletrabajo
  2. Herramientas
  3. Recomendaciones finales
  1. Actitudes para FOCALIZAR el equipo de trabajadores y colaboradores para consegui EFICIENCIA.
  •  Crea un programa de rutinas para el equipo de colaboradores. Es decir, marcar horarios y formas de comunicación entre los diferentes componentes del equipo. Adapta rutinas al tipo de negocio que sea tu pyme. No es lo mismo, una empresa de comida  a domicilio que una gestoría por ejemplo.
  • Es importante trabajar bajo el paradigma de creer que tienes un equipo donde trabajar en    Tb es importante, a posteriori, establecer KPI’S en el desempeño de las tareas, como ya comentaremos. Es importantísimo generar este hábito de confianza para poder crear un buen clima laboral.
  • Establecer exactamente cuáles son las prioridades y los plazos para cada Establecer lo que llamamos los deadlines. Por ejemplo imagina que tienes una tienda online y que el administrativo debe preparar los albaranes para el almacén. Los pedidos se deberán preparar de forma diaria y se deben entregar antes de las 12p.m para que dé tiempo a la preparación de los pedidos.  Otro ejemplo,  imagina que debes entregar un pedido en la fecha concreta. La persona o personas que llevan administración /ventas van a tener que estar informados de la fecha de expedición..

Hay mil ejemplos pero no nos vamos a extender aquí.

 

  • Crea DOCUMENTACIÓN para que el puesto de trabajo puedan funcionar de forma autónoma y tengan acotados las funciones de cada uno. Las formas de comunicación, las herramientas a utilizar y como debe funcionar la gestión de cada proyecto o unidad productiva.
  • B) Herramientas a tu disposición 

Hay diferentes necesidades  y por tanto también hay diferentes necesidades a resolver. En el mercado muchísimas herramientas  y vamos a dar aquí cabida a las más usada y que nosotros hemos testado personalmente.

Para comunicación interna/ externa y compartir aplicaciones entre el equipo.

 

SLACK

Qué es slack?

Es un sistema de mensajería en tiempo real para la comunicación entre equipos que incluye todos los medios de comunicación en un mismo sitio y que además integra gran cantidad de herramientas (Dropbox, Google Drive, Twitter, MailChimp, Skype…).

 Cuenta con diferentes planes, pero entre ellos incluye uno GRATUITO (para                         autónomos o pequeñas empresas seguramente sea suficiente) con los siguientes servicios.

Como usamos SLACK?

En un departamento de una empresa → Esta es la situación que todos nos imaginamos, un departamento de marketing y ventas que tiene que gestionar varios proyectos y para cada uno de ellos crea un canal. En éste diseñadores, comerciales y especialistas en marketing podrán poner en común sus propuestas sin necesidad de concertar una reunión semanal para la puesta al día.

Como ves Slack es una herramienta muy potente para:

  • Centralizar la comunicación
  • Acceder de forma rápida a todo el contenido y archivos (a través del buscador)
  • Integrar otras herramientas (Google Drive, Dropbox, Skype…)
  • Ahorrar tiempo

Ventajas: – Plataforma nº 1 en comunicación en la empresa – Integra videollamadas – Versión gratuita que dá mucho de sí. – Hay cientos de apis que puedes conectar a tus proyectos.

Desventajas: – No es una solución integral en las empresas – Es un chat y faltan aplicaciones integradas para el día a día – Falta de informes – Si eres empresa, piensa en slack como un chat de pago

Spread the word

 

Alternativas y otras opciones para integrar con  SLACK

   Aquí te damos alternativas a SLACK  que también están funcionando muy bien.

 

  • TRELLO
  • ASANA
  • BASECAMP
  • MICROSOFT TEAM

TRELLO VS SLACK

Trello y Slack

 Posiblemente la herramienta de gestión de tareas más conocida a nivel mundial y es que sus más de 25 millones de usuarios dan crédito de que es así.   Trello fue la plataforma innovadora que cogió el sistema kanban de organización de proyectos y tareas y lo llevó del mundo físico al virtual (ya existían otras plataformas que hacía lo mismo anteriormente pero no ha sido hasta la llegada de Trello el boom de estas herramientas, algo habrá hecho diferente).

 

Ventajas: – Fácil de usar y rápida comparada con otras plataformas similares. – Diseño de interface UI/UX increíble. – Te permite trabajar con la herramienta sin pagar por ella.

Desventajas: – Conexiones api con otras plataformas (están conectando algunas pero no son suficientes). – Necesitas otras herramientas al cabo del día para gestionar un proyecto. – Falta de informes.

Spread the word

ASANA VS SLACK

Es posiblemente la 2ª plataforma más conocida dentro del ecosistema empresarial en lo que a gestión de proyectos se refiere (por detrás de Trello). Han conseguido integrar varias funciones imprescindibles para el trabajo colaborativo dentro de una empresa creando un diseño de interface bastante minimalista (a diferencia de sus competidores).   En Asana crear proyectos, asignarles tareas y vencimientos a cada empleado es muy muy rápido y por ello han conseguido un crecimiento desde que se lanzara al mercado hace ya unos años increíble.

Ventajas: – Para pequeñas empresas o autónomos sin a penas gastar dinero. – Es rápido. – Diseño minimalista que se agradece mucho. – Fácil e intuitivo, lo que hace que la curva de aprendizaje sea rápida.

Desventajas: – No es para grandes empresas. – Necesitas otras herramientas al cabo del día para gestionar un proyecto. – Falta de informes. – No puedes conectar otras apis y se echan en falta.

Basecamp vs Slack

Basecamp y Slack tienen varias características que se superponen, incluidas las notificaciones y el intercambio de archivos, pero no obtendrá la misma funcionalidad en ambos. Slack es una herramienta de comunicación y mensajería, mientras que Basecamp es principalmente gestión de proyectos.

A pesar de sus diferencias inherentes, la mayoría de las personas sugieren  que use Slack para mejorar su experiencia en Basecamp, porque estas herramientas pueden funcionar muy bien juntas . Puede importar fácilmente actualizaciones de Basecamp a Slack con una herramienta de conexión como Zapier.

Microsoft Team y Slack

Probablemente, las dos más conocidas a nivel global  sean Slack -cuyas ventajas, funcionamiento y trucos te revelábamos en esta guía, divida en dos partes- y Microsoft Teams. lanzada recientemente por el gigante tecnológico y que forma parte del paquete Office 365. Para ayudarte a escoger entre ambas y sus interesantes prestaciones, hoy te traemos la siguiente infografía publicada por la agencia de marketing TechWyse y acompañada de gráficos que sintetizan los principales beneficios de cada una de estas herramientas conversacionales y colaborativas.

Ventajas: –Dispone de muchas integraciones – Es rápido. – Diseño minimalista que se agradece mucho. – Fácil e intuitivo, lo que hace que la curva de aprendizaje sea rápida.

Desventajas: –Es para grandes empresas –es de pago aunque ahora esta ofreciendo descuentos- sólo se interconecta bien con office –

Ventajas: –Dispone de muchas integraciones – Es rápido. – Diseño minimalista que se agradece mucho. – Fácil e intuitivo, lo que hace que la curva de aprendizaje sea rápida.

Desventajas: –Es para grandes empresas –es de pago aunque ahora esta ofreciendo descuentos- sólo se interconecta bien con office –

OTRAS NECESIDADES

GOOGLE DRIVE  –

Me imagino que ya conoces google drive? Es una forma estupenda de empezar a trabajar de forma colaborativa y la primera que debes empezar a usar.

La suite de herramientas GOOGLE es simplemente fantástica . Puedes compartir documentación con parte de tu equipo o  para poder trabajar en equipo sobre hojas de Excel,documentos de Word, presentaciones..etc.

Es simplemente un imprescindible.

ZOOM

Si tienes necesidad de crear reuniones virtuales de forma rápida , te recomendamos ZOOM. Puedes entrar en reunión hasta 15 personas, es una excelente forma de crear comunicación intraempresa. Puedes crear webinars y demás.

RECOMENDACIONES finales

El teletrabajo puede implementarse progresivamente, adaptándose a las necesidades de los empleados y también a los de la propia empresa. Ofrecerlo de manera gradual te permitirá comprobar qué departamentos trabajan mejor en remoto, qué días son los que mejor funcionan o qué ahorro real supone para tu empresa. A los empleados les permitirá aprender a organizar su tiempo y verán un incremento de su productividad y motivación, lo que, a largo plazo, es beneficioso para todas las partes.

En HOLOS COMUNICACIÓN  te ayudamos a implementar tu sistema más óptimo de teletrabajo para  que sea lo más rápido, sencillo y eficaz posible. Consultanos!

 

 

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